Liste de contrôle de la paie pour les employeurs de l'Ontario : retenues, versements, T4 et RE

La paie est l'un des domaines où les petites erreurs coûtent le plus cher. En tant qu'employeur, vous détenez les retenues de vos employés en fiducie pour le gouvernement, et les administrateurs peuvent être personnellement responsables des montants non versés. Utilisez cette liste pour ne rien oublier.

Avant votre première paie

• Ouvrez un compte de programme de retenues sur la paie auprès de l'ARC (un compte RP ajouté à votre numéro d'entreprise).
• Obtenez le numéro d'assurance sociale de chaque employé et ses formulaires TD1 fédéral et de l'Ontario remplis.
• Vérifiez si vous devez vous inscrire à la CSPAAT. La plupart des employeurs ontariens des secteurs couverts doivent s'inscrire dans les 10 jours suivant l'embauche de leur premier travailleur.
• Choisissez une fréquence de paie et mettez en place le dépôt direct.

À chaque période de paie

• Calculez le salaire brut, y compris les heures supplémentaires, la paie de vacances et la paie de jours fériés, s'il y a lieu.
• Retenez les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC et, au-delà du premier plafond des gains, la deuxième cotisation supplémentaire), les cotisations d'assurance-emploi (AE) et l'impôt sur le revenu.
• Calculez votre part d'employeur du RPC et de l'AE.
• Remettez aux employés un relevé de paie indiquant les gains et les retenues.

Chaque mois

Les auteurs de versements réguliers doivent verser les retenues à la source — les retenues des employés plus la part de l'employeur — à l'ARC au plus tard le 15 du mois suivant celui où les employés ont été payés. Les employeurs plus importants peuvent devoir verser plus souvent. Les versements en retard entraînent des pénalités, même lorsque la paie a été calculée correctement.

Normes d'emploi de l'Ontario à retenir

• Paie de vacances d'au moins 4 % du salaire (6 % lorsque l'employé compte cinq ans de service ou plus).
• Paie de jour férié pour les neuf jours fériés de l'Ontario, pour les employés admissibles.
• Des registres exacts des heures travaillées et des salaires versés.

Impôt-santé des employeurs (ISE)

L'impôt-santé des employeurs de l'Ontario s'applique à la rémunération versée aux employés qui travaillent en Ontario. Les employeurs admissibles du secteur privé bénéficient d'une exonération annuelle sur le premier million de dollars de leur masse salariale totale en Ontario; les employeurs qui la dépassent doivent s'inscrire, payer et produire une déclaration annuelle.

Lorsqu'un employé quitte

Établissez un relevé d'emploi (RE) chaque fois qu'un employé subit un arrêt de rémunération — par exemple une mise à pied, une démission, un congé ou un licenciement. Les RE transmis par voie électronique sont généralement dus dans les cinq jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l'arrêt survient.

En fin d'année

• Rapprochez vos registres de paie de vos versements.
• Préparez et produisez les feuillets T4 et le sommaire T4 au plus tard le dernier jour de février, et remettez leurs copies aux employés.
• Produisez les rapprochements de l'ISE et de la CSPAAT, s'il y a lieu.

Vous préférez déléguer?

Nos services de paie couvrent le dépôt direct, les versements à l'ARC, les T4, les RE, la paie de vacances et de jours fériés, la CSPAAT et l'ISE — en français ou en anglais. Réserver une consultation gratuite.

Renseignements généraux seulement. Les règles et seuils de paie changent; confirmez les exigences actuelles auprès de l'ARC, de Service Canada, de la CSPAAT et du ministère des Finances de l'Ontario.